В тех случаях, когда организационная структура предусматривает наличие структурных подразделений имеющих административную и хозяйственную самостоятельность, для повышения эффективности координации их деятельности разрабатываются и реализуются Положения о подразделениях. Для малых организаций, в которых все функции управления возложены на отдельные должностные лица, Положение заменяют должностные инструкции.
Положение является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения в структуре организации, его собственную структуру, основные функции и задачи управления, ответственность и формы поощрения сотрудников подразделения. Положение о структурном подразделении позволяет:
- четко регламентировать основные задачи управления;
197
- официально закрепить рациональное распределение функций управления между структурными подразделениями;
- установить функциональные связи между структурными подразделениями по каждому комплексу задач управления;
- конкретизировать права подразделений в части принятия решений, использования и распределения ресурсов;
- повысить ответственность сотрудников подразделений за своевременное и качественное выполнение функций управления;
- обеспечить моральное и материальное стимулирование сотрудников по результатам хозяйственной деятельности.
Типовое Положение содержит пять разделов: общая часть, функции и задачи, права, ответственность, поощрения. Подразделения разрабатывают собственные Положения самостоятельно на основе типовых положений. Положение о подразделении должно быть официально утверждено руководителем организации.
1.1. Документационное обеспечение органа управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
198
1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.5. Руководство службы ДОУ должно состоять из специалистов с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи, связанные с:
- совершенствованием форм и методов работы с документами;
- обеспечением единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;
- контролем исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращением документооборота, количеством форм документов;
- разработкой и внедрением нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
- участием в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входят следующие:
- 1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- 2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
- 3) организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
199
- 4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
- 5) организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;
- 6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документированной информации;
- 7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
- 8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
- 9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
- 10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
- 11) организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу российской федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений гас российской федерации;
- 12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;
- 13) организация и автоматизация рабочих мест.
4.1. Служба ДОУ имеет право:
- 1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;
- 2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил;
- 3) запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;
200
- 4) проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
- 5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
- 6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
- 7) совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
- 8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
- 9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников;
- 10) вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
- 11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
- 12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрения и наложения на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
- 1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
- 2) выполнение указаний и поручений руководства. Соблюдение необходимых условий труда работников;
- 1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;
- 2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- 3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами;
201
- 4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
- 5) С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
Начальник управления
Фамилия, инициалы
202
