2.5. Положения о подразделениях

В тех случаях, когда организационная структура предусматривает наличие структурных подразделений имеющих административную и хозяйственную самостоятельность, для повышения эффективности координации их деятельности разрабатываются и реализуются Положения о подразделениях. Для малых организаций, в которых все функции управления возложены на отдельные должностные лица, Положение заменяют должностные инструкции.

Положение является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения в структуре организации, его собственную структуру, основные функции и задачи управления, ответственность и формы поощрения сотрудников подразделения. Положение о структурном подразделении позволяет:

  • четко регламентировать основные задачи управления;

197

  • официально закрепить рациональное распределение функций управления между структурными подразделениями;
  • установить функциональные связи между структурными подразделениями по каждому комплексу задач управления;
  • конкретизировать права подразделений в части принятия решений, использования и распределения ресурсов;
  • повысить ответственность сотрудников подразделений за своевременное и качественное выполнение функций управления;
  • обеспечить моральное и материальное стимулирование сотрудников по результатам хозяйственной деятельности.

Типовое Положение содержит пять разделов: общая часть, функции и задачи, права, ответственность, поощрения. Подразделения разрабатывают собственные Положения самостоятельно на основе типовых положений. Положение о подразделении должно быть официально утверждено руководителем организации.

Примерный образец Положения
о структурном подразделении органа управления

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение органа управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

198

1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.5. Руководство службы ДОУ должно состоять из специалистов с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи, связанные с:

  • совершенствованием форм и методов работы с документами;
  • обеспечением единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;
  • контролем исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
  • сокращением документооборота, количеством форм документов;
  • разработкой и внедрением нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
  • участием в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входят следующие:

  • 1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
  • 2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
  • 3) организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

199

  • 4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  • 5) организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;
  • 6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документированной информации;
  • 7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  • 8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
  • 9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
  • 10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
  • 11) организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу российской федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений гас российской федерации;
  • 12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;
  • 13) организация и автоматизация рабочих мест.

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

  • 1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;
  • 2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил;
  • 3) запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;

200

  • 4) проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
  • 5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
  • 6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
  • 7) совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
  • 8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
  • 9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников;
  • 10) вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
  • 11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
  • 12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрения и наложения на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

  • 1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
  • 2) выполнение указаний и поручений руководства. Соблюдение необходимых условий труда работников;

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными
подразделениями осуществляются следующим образом:

  • 1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;
  • 2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
  • 3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами;

201

  • 4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
  • 5) С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
Начальник управления    
  Фамилия, инициалы  

202



Купить BlueTooth гарнитуру

Яндекс цитирования Rambler's Top100
Tikva.Ru © 2006. All Rights Reserved