Знание истинного состояния дел на предприятии обеспечивается за счет реализации функции контроля. Этот процесс включает в себя определение того, что было выполнено, сравнение со стандартами и корректировку дальнейшей деятельности для достижения намеченных целей. Контроль обеспечивает обратную связь, выявляет степень соответствия фактического и желаемого состояния бизнес-процессов. Различают внутренний контроль и внешний финансово-банковский контроль, а также аудиторский контроль.
В функцию внутреннего контроля входят сбор, обработка и анализ о фактических результатах деятельности всех подразделений предприятия, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин, а также разработка мероприятий для достижения поставленных целей. От эффективности внутреннего контроля зависит, в конечном счете, качество принимаемых решений и своевременное их исполнение. При отсутствии контроля все дорогостоящие усилия по достижению целей могут оказаться безрезультатными.
Следует отметить, что осуществление контроля в предпринимательских структурах аграрно-промышленного комплекса более затруднено уже из-за самой специфики сельскохозяйственного производства: территориальной разобщенности, неразвитости средств связи и транспорта, традиционно более низкого
242
уровня мотивации трудовой активности, дисциплины и тотальной безответственности.
Подлежащие контролю факторы включают прежде всего количество и(или) качество производимой продукции, эффективность использования рабочего времени, издержки. Каждый из этих факторов может быть измерен определенным образом. Источниками информации при этом могут быть индивидуальные наблюдения, статистические данные учета, отчеты в устной или письменной форме. Большинство предпринимателей так или иначе используют все эти способы.
В теории и практике выделяют два типа внутреннего контроля: стратегический (или управленческий) и тактический (или административный). Если стратегический контроль направлен на решение перспективных задач и тесно связан со стратегическим планированием управления, то тактический контроль осуществляется систематически по отношению к выполнению текущих задач, производственных программ и планов предпринимательских структур.
Контроль является важной составляющей менеджмента предпринимательской деятельности, обязательной функцией всех основных отделов предприятия - производственного, финансового и маркетингового.
В соответствии с этим, как и на промышленных предприятиях, в предпринимательских структурах АПК выделяют следующие формы контроля: производственный, финансовый, маркетинговый и контроль качества.
Производственный контроль включает: контроль последовательности технологических операций, соблюдения агротехники и зоотехнических мероприятий, оптимальность распределения работ и производственных графиков, стоимости выполнения работ.
Основной формой на предприятии выступает финансовый контроль, охватывающий все аспекты его деятельности и осуществляющийся на основе получаемой от каждого структурного подразделения финансовой отчетности. Финансовый контроль включает в себя бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей, окупаемости инвестиций и т.д.
Маркетинговый контроль базируется на анализе реализации возможностей сбыта, анализе доли рынка, соотношении между затратами на маркетинг и сбытом, наблюдении за отзывами покупателей продукции предприятия или услуг.
Одним из важнейших средств борьбы предпринимателя за достижение и удержание конкурентных преимуществ является
243
организация контроля качества, включающего, главным образом, контроль за соответствием сельскохозяйственной продукции всем установленным стандартам. Для предприятий по производству средств сельскохозяйственного производства важен контроль новизны продукции, надежности в эксплуатации, технического уровня, отсутствия дефектов при исполнении и т.д.
Сам процесс внутреннего контроля может быть сведен к следующим четырем этапам:
- - установление норм и стандартов желаемого состояния;
- - измерение фактического состояния и его соответствия этим нормам и стандартам;
- - анализ причин отклонений фактического состояния от желаемого;
- - разработка программы корректирующих действий и наблюдение за воздействием корректировок на достижение желаемого состояния.
Для того чтобы система внутреннего контроля была эффективной, она должна быть достаточно простой и всеобъемлющей: руководитель каждого структурного подразделения должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Контроль не должен прерываться. Он должен быть если не постоянным, то по крайней мере регулярным, а также по возможности наиболее экономичным.
Практика контроля должна быть разумной и ставить перед собой реальные задачи. При этом чрезвычайно важна ответственность персонала, поскольку контроль может приводить к увольнениям или, напротив, к повышениям по службе. Работники должны осознавать необходимость контроля, как функции, осуществляемой в их же собственных интересах.
Легкость, непринужденность и эффективность контроля напрямую обусловливают степень принятия и понимания его работниками. Например, если работники чувствуют только страх и враждебность по отношению к хронометражу или фотографии рабочего дня, проводимым в рамках производственного контроля, то результаты такой деятельности могут привести лишь к снижению производительности их труда. Поэтому, для обеспечения большей эффективности, система контроля должна строиться с учетом ряда психологических аспектов. Так, в частности, тотальный контроль лишает работников самостоятельности, а скрытый контроль - вызывает только досаду и напряжение в отношениях. Поэтому руководитель
244
любого уровня должен стремиться проконтролировать на всех участках работы только наиболее важные моменты, где можно помочь избежать ошибок, или может понадобиться иная помощь.
Выводы о результатах контроля подлежат обязательному конструктивному обсуждению, при этом должно уделяться внимание не только недостаткам, но и позитивным моментам в работе. От характера обсуждения и критики выявленных в результате контроля нарушений зависит возникновение в хозяйстве такой нездоровой обстановки, когда работники и специалисты станут маскировать свои ошибки или некомпетентность, не осмелятся просить при необходимости совета или помощи.
Для грамотного исправления или предотвращения ошибки работника, руководителю необходимо прежде всего выявить её возможные источники: некомпетентность (недостаток опыта), невежество (недостаток знаний), беспечность, безразличие, беспорядочность, спешка и т.д. В практике контроля наиболее жесткое отношение (вплоть до увольнения), как правило, к ошибкам, порожденным безразличием или беспечностью исполнителя. Что касается ошибок вследствие невежества или некомпетентности работника, то они требуют дополнительного изучения и ответа на вопрос: почему данная работа была поручена такому исполнителю? Следует иметь в виду, что ошибки и промахи, допущенные исполнителем в результате беспорядочности или спешки, могут быть и следствием бестолковых распоряжений вышестоящих руководителей.
Что касается внешнего контроля, то субъекты предпринимательства в АПК ответственны за соблюдение российских законов, издаваемых правительством РФ и местными органами управления. Государство посредством законодательства может прямо контролировать предпринимательскую деятельность, принимая те или иные хозяйственные решения. Законодательными и нормативными актами установлены порядок, формы проверок и виды ответственности за допускаемые нарушения.
Контроль за соблюдением законодательства о предпринимательской деятельности возложен на налоговые органы. Районные налоговые инспекции, работая во взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти, правоохранительными и финансовыми органами, а также банками, контролируют своевременность предоставления предпринимателями бухгалтерских отчетов и балансов, налоговых расчетов, отчетов и других документов, связанных с исчислением и уплатой
245
платежей в бюджет, а также проверяют достоверность этих документов в части правильности определения прибыли, дохода, других объектов обложения и исчисления платежей в бюджет.
Налоговый контроль проводится должностными лицами налоговых органов в пределах своей компетенции посредством налоговых проверок, получения объяснений, проверки данных учета и отчетности, осмотра помещений и территории хозяйства, используемых для извлечения доходов.
То есть, налоговые органы могут проводить камеральные и выездные налоговые проверки. Камеральная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе имеющихся документов. Выездная налоговая проверка проводится на основании решения руководителя (или заместителя руководителя) налогового органа не чаще одного раза в год и не может продолжаться более двух месяцев. Причем налоговой проверкой могут быть охвачены не более чем три календарных года деятельности предприятия, предшествовавших году проведения проверки.
При обнаружении налогового правонарушения или законодательства о предпринимательской деятельности работники налоговых органов составляют протокол об административном нарушении налогового законодательства по утвержденной форме, в котором указываются сведения о нарушителе, состав нарушения, наименование нормативных документов и пунктов или статей, которые нарушены. Кроме того, нарушителю разъясняются его права и обязанности, предусмотренные законодательством на случаи административных правонарушений.
По итогам налоговых и аудиторских проверок устанавливаются предусмотренные налоговым законодательством финансовые санкции: за составление отчетов о финансово-хозяйственной деятельности с нарушением установленного порядка; за сокрытие (занижение) прибыли (дохода); за отсутствие учета объекта налогообложения; за несвоевременную или неполную уплату налогов и т.д.
Органами Государственной налоговой службы РФ налагаются также административные штрафы по сведениям, предоставляемым банками и другими органами, имеющими право проверки соблюдения предприятиями установленного порядка денежных расчетов и ведения кассовых операций. При этом, налоговый орган вначале предлагает нарушителю добровольно уплатить соответствующую сумму налоговой санкции, а в случае получения отказа - обращается с исковым заявлением в
246
суд о принудительном взыскании суммы задолженности и соответствующих пеней.
Ответственность за состояние бухгалтерского учета, за своевременность уплаты налогов в бюджет и в государственные социальные внебюджетные фонды несет в первую очередь руководитель предпринимательской структуры.
На оставшихся в АПК предприятиях государственного сектора, где есть устоявшаяся практика учета и отчетности, исчисление налогов можно сравнительно надежно контролировать. В частном же секторе, который с каждым годом растет, наладить учет доходов и сборов налогов значительно сложнее.
Сложность и запутанность приводит к тому, что масштабы уклонения от налогов растут, многие не пытаются платить налоги, хотя государство жестко наказывает за нарушение законодательства. Штрафные санкции, которые применяются сейчас, во многих случаях приводят предпринимателей на грань банкротства. Нередкими являются случаи подведения своих предприятий под штрафные санкции, либо допускается систематическая переплата налогов вследствие низкой квалификации предпринимателей и отсутствия должного контроля.
Именно четкая организация внутреннего контроля налоговых расчетов может помочь избежать подобных негативных последствий. В частности, положительно зарекомендовала себя практика разработки для всех видов возможных налоговых ошибок на предприятии соответствующих технологических документов и мероприятий. Так, например, для исключения ошибок, обусловленных неправильным толкованием налогового законодательства (неправильное определение налогооблагаемой базы; неправильное отнесение расходов по периодам; неправильное применение налоговых льгот; неправильное определение ставки налога и др.), разрабатываются следующие документы:
- - Таблица типовых хозяйственных ситуаций;
- - Карта налоговых решений;
- - Карта учета налоговых льгот;
- - Карта обоснования ставки налога.
Таблица типовых хозяйственных ситуаций составляется на начало года и проверяется ежеквартально, а также по мере изменений в налоговом законодательстве. Всякая ситуация, не отраженная в Таблице, считается нетиповой, для которой требуется заполнение Карты налоговых решений. Карты учета налоговых льгот и обоснования ставки налога составляются ежемесячно, или по мере необходимости (при появлении законных оснований на какую-либо льготу).
247
Во избежание несвоевременного реагирования на изменения в налогообложении необходимы заполняемая еженедельно Карта учета федерального налогового законодательства и, заполняемая перед сдачей расчетов по налогам, Карта контроля местного налогообложения.
Причиной многих налоговых ошибок является отсутствие либо неправильное оформление (с позиций налогообложения) первичных документов: "внешних" (договоры, акты, счета-фактуры и т.п.) и "внутренних" (приказы, акты комиссий предприятия и др.). Поэтому предпринимателю необходимы как типовые формы документов (договоров, актов и т.п.), так и инструкции по их заполнению, учету и контролю. По мере подготовки и исполнения документов заполняются: Карта подготовки типового документа; Порядок подписания, учета и контроля исполнения документов; Технологическая карта на каждый нетиповой документ.
Значительную часть арифметических (расчетных) ошибок может исключить заполнение одновременно с отчетной документацией (или перед сдачей отчетной документации) Таблиц взаимопроверки и взаимоувязки показателей.
К наиболее досадным и широко распространенным ошибкам относятся несвоевременное представление отчетной документации в налоговую инспекцию и просрочка уплаты налогов. Во избежание санкций достаточно заполнить в начале года Технологический график подготовки и сдачи налоговой документации, а также Карту уплаты налогов и контролировать их соблюдение в течение года.
Важную роль как во внутреннем, так и во внешнем контроле предпринимательской деятельности призван играть аудит - независимая экспертиза финансовой отчетности предприятия на основе проверки соблюдения порядка ведения бухгалтерского учета, соответствия хозяйственных и финансовых операций действующему законодательству, полноты и точности их отражения в финансовой отчетности.
Внутренний аудит осуществляется специальной собственной службой предприятия, или приглашенным аудитором (с условием сохранения им коммерческой тайны) для обеспечения внутрихозяйственного контроля за сохранностью активов предприятия, формированием затрат, выявлением отклонений от плановых смет, бюджетов, норм и нормативов, а также анализа их причин с установлением виновных лиц, поиска потенциальных резервов развития и разработки соответствующих рекомендаций.
248
Основной функцией внешнего аудита является проверка финансовой отчетности предпринимательских структур на достоверность и отражения в ней финансового положения, правильности формирования показателей прибыли и убытков.
Несмотря на всю необходимость подобной деятельности, аудит в России с 1987 г. и до настоящего времени еще находится в стадии становления. Высокая плата за внешние аудиторские услуги и отсутствие на предприятиях АПК собственных специалистов необходимой квалификации обусловливают в целом еще незначительную роль аудита в системе контроля отечественного агробизнеса.
Важной задачей внешнего контроля является также обеспечение целевого использования предпринимателями государственных дотаций АПК и кредитных средств. Однако в этой сфере более актуальным является наведение порядка во всей внешней распределительной сети. Прежде всего, выделяемые средства должны идти строго по бюджетным каналам, через специально отобранные банки и под государственным контролем. Технологии решения проблемы контроля за целевым использованием и возвратом бюджетных кредитов, бюджетных ссуд, бюджетных инвестиций в мире известны и могли бы успешно использоваться и в России. В противном случае, перечисляемые через коммерческие банки дотации и льготные государственные кредиты снова не дойдут до конкретных товаропроизводителей и уйдут на валютный рынок.
249
